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L’archivage est obligatoire pour toutes les entreprises. Si vous avez une entreprise et ne savez pas encore comment ranger, classer et conserver vos documents, voici quelques solutions à envisager.

L’archivage physique en entreprise

Il est important d’avoir une politique adaptée pour le classement et la conservation de vos documents. Dans ce contexte, l’une des premières solutions à adopter est l’archivage physique. Cette méthode facilite la recherche et la restitution de vos données.

En effet, toutes les entreprises produisent chaque jour des documents pour le développement de leurs activités. Pour avoir donc vos documents sécurisés, créez un espace de stockage dans vos locaux. Réunissez ensuite les ressources matérielles et humaines nécessaires à l’archivage physique de vos données. Enfin, faites appel à une société d’archivage pour sauvegarder les documents clés de votre entreprise.

L’archivage numérique en entreprise

Cette méthode d’archivage est reconnue légalement comme preuve au même titre que les supports papier. Elle permet de faire face à de possibles litiges en présentant une pièce à valeur probante, dans le cas d’un contrôle fiscal. Elle permet également d’avoir à portée de main les documents justificatifs des opérations de votre entreprise.

Avec cette solution, il vous faudra numériser toutes vos pièces justificatives et les classer par dossier dans un fichier. Ce dernier sera conservé non seulement dans l'ordinateur du gestionnaire des données, mais également dans le cloud, pour plus de sécurité. Les avantages de cette méthode sont nombreux. Vous gagnez de l’espace, du temps et vous réalisez des économies.

Vous savez désormais comment conserver et assurer la sécurité des données de votre entreprise.

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